OUTILS ET PROCESSUS : “Rester à leur place : au service des Collaborateurs“

12 Septembre 2019 , Rédigé par Centre d'études des entreprises

Les outils et les processus doivent rester à leur place, au service de l’homme. Ce dernier doit toujours avoir un droit de regard, de retrait ou d’arbitrage face à des décisions provenant des systèmes.

Outil

Du latin utilis, qui signifie utile, ce qui sert à quelque chose... Une fois encore, l’étymologie nous renvoie au bon sens : un outil n’a d’intérêt et d’utilité que par l’objectif qu’il sert. Son usage n’est pas une fin en soi ; sa raison d’être est bien d’atteindre un but défini et non d’être en tant que tel. Evidence ? Certes... Pourtant, l’expérience nous incite à rester vigilants.

Le risque d’une approche “par l’outil“ est tout d’abord de passer à côté d’une véritable analyse de la situation. Séduit par l’intérêt de l’outil («ce dossier serait intéressant à mettre en place»), rassuré par des fonctionnalités innovantes ou attiré par les possibilités offertes (« tu te rends compte de tout ce qu’on pourrait faire avec ça»), le responsable l’adoptera quitte à passer à côté de la véritable solution, qui aurait peut-être été plus simple et moins coûteuse. C’est ce que nous avons pu constater dans un grand groupe : face à un déficit de communication sur le groupe au sein des filiales, un luxueux journal a été conçu à grand renfort de prestataires externes, d’agences de rédaction, de photographes... Mais sans analyse de la situation autre que « Ça ne communique pas ; quel outil pourrions-nous mettre en place ? », les porteurs du projet n’ont pas intégré les medias qui existaient déjà dans les différentes filiales et qui auraient très bien pu accueillir une information groupe, pas plus qu’ils n’ont cherché à comprendre les causes de ce manque de communication...

Contrôle

De contre-rôle, venant du latin rotulus, rouleau, manuscrit roulé, acte. Le contre-rôle était un registre tenu en double.

On retrouve souvent cette idée de doublon dans les pratiques du contrôle. Ceux dont c’est la fonction : contrôle de gestion, contrôle qualité... établissent des modalités parallèles de suivi, afin de s’assurer de conformités ou d’identifier les dérives.

Cette situation est paradoxale car elle génère parfois les mêmes doublons chez les personnes contrôlées avec la création de tableaux parallèles pour s’y retrouver, de décomptes séparés pour lisser des résultats...

On peut éviter les travaux redondants en confiant la responsabilité du contrôle à ceux qui font, il s’agit alors d’auto-contrôle, ou en leur fournissant des outils de suivi, clairs, accessibles et souples, ce qui est la mission du contrôle de gestion. Ainsi, le contrôle se rapproche de la signification de l’anglais control, maîtriser.

Réunion

De unire venant de unus, un. Littéralement faire un, re-faire un.

Informer, échanger, construire un projet, résoudre un problème, développer un même langage... au sein d’une réunion. L’entreprise est comme un corps dont les principaux organes et les cellules doivent continuellement se rencontrer pour parler d’une même voix, travailler en cohérence, converger vers un but commun.

Se réunir n’est pas une mode, mais un mode incontournable pour travailler ensemble. De plus, les réunions en cascade permettent la circulation de l’information et assurent la cohésion, l’union, de l’entreprise.

Pour éviter les dérives et la “réunionnite“ il faut respecter quelques règles d’unité : But commun, langage commun, méthode et thèmes communs sous la conduite d’un responsable (animateur) reconnu. Une des causes les plus fréquentes de lassitude vis-à-vis des réunions est le traitement de problématiques particulières ne concernant que quelques participants.

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